Lydia Wallgren och Malin Westerlind

Hanteringen av arbetsmejl vid CSC
Hur kan hantering av arbetsmejl förbättras för att följa

användarens krav inom en statlig myndighet?

Sammanfattning

Detta arbete har granskat hanteringen av arbetsmejl samt mejlkommunikationen vid CSC-skolan, en del av Kungliga Tekniska Högskolan (KTH). Syftet var att undersöka de regler som finns kring mejlhanteringen på KTH, hur arbetsmejl hanteras i dagsläget, hur mejlhanteringen påverkar de anställda, vad som skulle kunna förbättras med den och hur förbättringarna skulle göras.

Undersökningen inleddes genom att en enkel fråga mejlades till de anställda vid CSC för att se hur fort och hur många som svarade. Denna följdes av en enkätundersökning för att erhålla kvantitativt material om hur de anställda upplevde att arbetsmejlen på CSC fungerade. Undersökningen avslutades med två djupare intervjuer, dels av en anställd på CSC och dels av två representanter från Systemgruppen, en arbetsgrupp som ansvarade för skötsel och support gällande mejl på CSC.

Det framkom i undersökningen att de anställda hanterade sin mejl personligt och att många inte följde de regler som fanns uppsatta för mejlhanteringen på KTH. För att hitta förbättringsåtgärder till mejlhanteringen undersöktes hur andra organisationer arbetar för att förbättra sin mejlhantering. Studien kom fram till ett antal förbättringsåtgärder som bland annat inkluderade ett mer utarbetat arbetssätt samt utbildning av de anställda gällande arbetsmejl.